Hvordan organiserer vi oss?

Sammen kan vi mer! Å sikre formell og uformell forankring mens mens nabolagshuset etableres er viktig, slik at det kan bestå over tid. Å være ansvarlig alene for alle element kan gjøre driften mer sårbar. Samarbeid og partnerskap kan bidra til en mer stabil modell som sikrer høyere bruk av lokalene, og utnytter eksisterende ressurser på en smart måte. NIBR og SoCentral har gjennomført en studie av ulike partnerskapsmodeller i nabolagshus og hvordan kan man utvikle partnerskapsmodeller som sikrer stabil finansiering, ressurstilgang og koordinering for å få en drift som går rundt over tid. Suksesskriterier som trekkes frem av husene er:

• Tydelig, forpliktende fordeling av økonomisk ansvar for eierskap og drift
• Partnerskapsmodellene må være elastiske - det vi si at de kan tilpasse seg skiftende behov
• Koordinatorens avgjørende rolle må anerkjennes - det er viktig å ha en drivkraft som koordinerer
• Forankringen hos de som er med, og i lokalsamfunnet rundt

På denne siden finner du verktøy og eksempler på hvordan du kan jobbe med forankring, partnerskap og organisering, slik at du slipper å gjøre alt alene.  

Varige rammer og forankring

For at huset skal lykkes over tid er det viktig å sikre varige rammer for huset gjennom formell regulering, vedtekter og forankring hos nøkkelgrupper. Under nevner vi noen grep dere bør vurdere: 


1.Arealene må sikres slik at de ikke kan omgjøres til andre formål, dette kan gjøres i reguleringsplanene eller gjennom utbyggingsavtaler/tinglysing hvis det er en ny utbygging eller en utbygger som overdrar eiendommen, eventuelt gjennom vedtekter i sameiet som eier lokalene. En annen måte å sikre arealene permanent er gjennom organisasjonsformen dere velger for huset hvis dere overtar eiendommen. Da f.eks Kulturhuset Halden ble etablert, opprettet kjøperne av huset en stiftelse og laget vedtekter som regulerer hva huset skal brukes til. Se mer om de ulike organisasjonsformene dere kan vurdere under formell organisering. Dersom dere leier lokaler kan/bør dere jobbe for en langsiktig leieavtale med huseier. Det er også positivt om dere klarer å få huseier engasjert i formålet, da det også kan utløse f.eks lavere leiepris, bidrag til drift som gratis/rimelig vaktmestertjenester e.l.

2.Strategisk forankring hos kommunen er viktig, både når de er partner, og når de ikke er det.  For å sikre informasjonsflyt om lokale behov, tilskuddsordninger, kobling til relevante aktører og spredning av informasjon om deres tilbud/aktiviteter gjennom kommunens kanaler. Å konkretisere og forankre en driftsmodell og rollen kommunen kan/skal ta øker sjansene for at møteplassen fungerer godt over tid. Ofte fører mange ulike, og midlertidige, finansieringskilder til et kontinuerlig forankringsarbeid, ergo blir dette ofte en vedvarende oppgave som noen må ta.


3.Lokal forankring i privat sektor og nabolag: Det kreves god forankring hos private finansiører (som stiftelser, foreninger og private investorer). Nabolagshus trenger i tillegg forankring i lokalsamfunnet for å sikre lokalt eierskap og at aktivitetene speiler behovene i nabolaget. Hvem hos dere kan ta denne rollen?  Se "Hva trengs i vårt nabolag?".

Slik bygger du partnerskap

Et prosjekts interessenter er en samlebetegnelse for alle som kan tenkes å ha interesse i prosjektet eller som kan forventes å bli berørt av prosjektet. Det kan f.eks. være kommunen, naboer, spesielle brukergrupper, lokale foreninger, næringslivspartnere mv. Å kartlegge aktuelle interessenter, finne ut av hva de er opptatt av kan hjelpe oss med å prioritere innsatsen, og få innspill på andre potensielle partnere vi bør snakke med. Det er viktig å tenke bredt. Snakk med folk, ta og kontakt med folk dere ikke kjenner og spør om råd og innspill, det setter folk pris på. Prosessen med å finne ut av hverandres mål, behov og styrker og svakheter er viktig, fordi det er slik man bygger reelt partnerskap. Vær åpen på at dere ikke har alle svarene, og at dere ønsker å finne ut av det sammen. 


Seks roller i byggeklossmodellen
Informantene i studien NIBR og SoCentral gjorde om nabolagshus trekker frem seks roller som er essensielle for å skape en robust partnerskapsmodell for å drifte nabolagshus. Disse er: Eier, Finansieringspartner, Drifter, Programansvarlig, Nærmiljøpartnere og Aktivitetspartnere. Disse rollene kan fylles av en, to eller mange aktører. Det er et puslespill dere må legge sammen med interessentene, og vil se ulikt ut fra hus til hus. 

Når dere skal snakke med ulike interessenter er denne modellen fin å bruke for å vise at det mange ulike roller som kan fylles, og at en aktør gjerne har flere roller.
Et godt utgangspunkt for samtalen er hvordan den potensielle partneren kan skape verdi for huset og omvendt? Dette er et kontrollspørsmål dere må komme tilbake til hver gang dere vurderer en aktør. Gjensidig nytte er avgjørende for å få til et partnerskap.

Dette er nyttige spørsmål når dere skal tenke på ulike interessenter:
 Hvordan kan bygget leve mest mulig gjennom døgnet?
Hvem kan dere jobbe sammen med som har andre rytmer i det de driver med?
Hvem kan tilby andre ting enn dere og dermed trekke til seg andre viktige målgrupper? 


Vær konkret

Når dere har en oversikt over interessentene deres, og en prioritering på hvem dere mener er viktig, får dere bruk for innsikten dere har satt sammen (se hva trengs i vårt nabolag). Det er mye lettere å ta stilling til om man vil være med på et felles prosjekt om dere klarer å være konkrete på hvilke behov, muligheter og felles interesser dere ser, og hvilken rolle de enkelte dere snakker med kan ha.

Hva kan dere hjelpe hverandre med?
Kan dere feks dele ressurser i form av kunnskap, tid, frivillige, lokaler, regnskapsfører eller noe annet? Trenger kommunen et sted der ansatte kan møte målgruppen huset skal være til for? Trenger utlånssentralen et sted å ha en BUA? Er det en frivillig organisasjon som trenger en kontorplass som også kan tilby aktivitet til målgruppen? Er det noen som kan ta vaktmesteroppgavene mot redusert eller gratis leie?

Vær åpen og lytt mer enn du snakker

Pass på å være åpne og interesserte i de dere snakker med, spør dem først hva de er opptatt av, hvilke mål de har og hva de ser av potensiale. Med den kunnskapen og innstillingen på plass er tiden inne for å ta opp telefonen og ta kontakt. 


Eksempel

I arbeidet med Biermannsgården laget SoCentral en interessentkartlegging designet ut i fra byggeklossmodellen som ble benyttet gjennom hele utviklingsperioden på fire år. Kartleggingen av hvilke behov og muligheter de hadde sett i området ble brukt aktivt i dialog med de ulike partnerne. Partneren de snakket med ble identifisert ut ifra behov og felles interesser, ikke bare geografisk plassering. F.eks ble Sentralen kulturhus, som ligger i sentrum av Oslo, involvert med tanke på opplæring av ungdom og råd angående valg av driftssystemer og tekniske løsninger.

En sosial infrastruktur som skal fungere som nærmiljømøteplass bør ha en dyp forankring i nabolaget. En viktig brikke er å knytte til seg «nærmiljøpartnere», som representerer lokalsamfunnet, kjenner det lokale miljøet, har oversikt og kan kanalisere inn lokalkunnskap. Dette kan være lokale lag og organisasjoner, velforeninger, borettslag og sameier rundt. Men det kan også være ansatte i bydelen som arbeider med barn og unge, en representant fra FAU, ungdomsrådet eller elevråd. Denne rollen er viktig for at programmeringen av innhold skal treffe det lokale landskapet av ønsker og behov, for at møteplassen skal bidra til å styrke den lokale, sosiale veven av ulike fellesskap (og fange også de som faller utenfor). Men det er også viktig for å sikre eierskap og at møteplassen har «legitimitet» i nærmiljøet 

Aktivitetspartnerne er de som skaper liv i bygget. Det er de mange aktørene som fyller en møteplass med innhold, aktiviteter og tilbud. Aktivitetspartnerne er avgjørende for hvor attraktivt stedet oppfattes å være, hvordan tilbudet treffer målgrupper etc. Dette trenger ikke nødvendigvis være organisert aktivitet, for av og til er behovet for et «uprogrammert» hengested størst. Det «å henge et sted» må likevel identifiseres som et behov, legges til rette for og driftes.  

Denne nøkkelrollen er viktig, fordi den fastsetter profil og innhold og har dialog med alle som bruker huset. Denne rollen må sikre at innholdet speiler behovet og preferansene til målgruppene. Det kan være en person eller det kan gjøres av en gruppe som består av brukere av huset og drifter, feks slik de har organisert seg på Årvoll gård. 

Eierne av bygget har ofte veto-makt når det gjelder hva slags innhold det skal fylles med, og er en viktig aktør som påvirker varigheten av nabolagshuset. Bydel og kommune kan ha et dedikert eierskap til slike bygg, men det er også økende vilje hos private utbyggere til å dedikere areal og investere i slike møteplasser, da de ser behovet og verdien. Eierskap har mye å si for økonomien i driften av huset. Hvilken leie er eier avhengig av? Kan de ta en gradert leie ut i fra hvilket formål ulike aktører har? Dersom man eier bygget selv så kan det være lettere å få det til å gå rundt, da man kun trenger å dekke driftskostnad/fellesutgifter og ikke må betale husleie. Det er også eier som har det formelle ansvar for vedlikehold og istandsettelse, for å sikre/beholde brukstillatelse.  Eier bør være bevisst på bygningens historiske og arkitektoniske kvaliteter og ta vare på disse i utviklingen av bygget.

I tillegg til eier, er det i mange tilfeller også andre aktører som bidrar til finansieringen av vedlikehold av bygget. Eier av eiendom få støtte til rehabilitering, ombygging og vedlikehold av eiendom fra stiftelser og fond som gir midler til spesifikke formål, som rehabilitering av bygg, eller aktiviteter, som offentlige myndigheter (Riksantikvar, byantikvar, Bufdir, kommune) eller stiftelser som Sparebankstiftelsen etc. Å hente støtte til aktivitet er ofte enklere enn til drift. Hver enkelt aktør må selv sikre inntekt til sine aktiviteter, men dersom man ønsker at aktørene på huset gjør noe sammen er det viktig å ha tenkt på hvordan dette kan finansieres og hvem som evnt kan ta ansvar for å finne midler til dette. 

En del hus velger å sette driften av bygget bort til profesjonelle (eller ideelle) driftsaktører. Drift kan innebære rengjøring, vaktmestertjenester, vakthold, videreutvikler av bygget. Mens flere aktører kan gi tilskudd til bygg (jfr punkt 2) så er det få aktører som gir midler til drift og lønn– hvor ofte behovet  er stort. Dette kan være utgifter til strøm, leie, rengjøring, vakthold og ansatte. Da det ofte er vanskelig å få midler til drift velger mange å løse dette med egne ressurser, og det er denne driften som oftest sliter mest på frivillige ildsjeler, som er mer motivert av enten å istandsette et hus eller skape aktivitet i huset. Midler til drift vil påvirke tilgjengeligheten til en slik arena for hele lokalsamfunnet, og hvorvidt huset bidrar til å opprettholde eller forsterke ulikhet, f. eks dersom et hus velger en modell hvor brukere må betale for å delta på aktivitetene. 

Forvaltningen av bygningene bør ta utgangspunkt i en helhetlig vedlikeholdsplan basert på historiske og bygningsmessige kvaliteteter.

FORMELL ORGANISERING/ORGANISASJONSFORM

Valg av organisasjonsform er en vurderinger som ofte gjøres tidlig i prosessen, og har til dels stor betydning for fremtidig handlingsrom.Når dere skal formalisere organisering og samarbeid er det viktig å vurdere hvordan dere vil sikre formålet til huset, fordele ansvar, økonomiske forpliktelser og drift. 


 I Norge er det i prinsippet fire ulike organisasjonsformer som er aktuelle; 1.Stiftelse, 2.Aksjeselskap/Ideelt AS, 3.Forening, og 4.Samvirke. Flere av husene vi har sett på har kombinert flere organisasjonsformer, da gjerne både AS og forening(er), eller stiftelse og forening(er)  Her ser vi på hovedutfordringer og fordeler ved de fire alternativene, og lister opp hvilke former husene vi har sett på har valgt.


 Relevante spørsmål å stille seg når man skal velge er: Hvor stor grad av kontroll på formålet ønsker vi? Ønsker vi en organisasjonsform som gjør det mulig å søke midler fra flest mulig ordninger? Er vi opptatt av å ha en demokratisk styrt organisering? Hvor stor grad av kommersiell drift skal vi ha? Hvilken type aktivitet vil vi legge opp til?  


1.Stiftelse

En stiftelse er en formuesverdi som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon blir stilt selvstendig til rådighet for et bestemt formål. 

Eksempler vi har sett på i denne kategorien er:
 Biermannsgården (eid av et legat)med formål å være til barn og unges fremme
Lystgården på Landås -ble startet opp av Bærekraftig Liv, en nabolagsbevegelse
Nabolagshuset Petersborg - Bygget er eid av Ferd AS, men opprettet som en virksomhet i Kirkens Bymisjon, som er en stiftelse. 


2. Aksjeselskap

/Ideelt AS

Ideelt AS eksisterer ikke formelt juridisk, men er primært et normalt aksjeselskap med ordlyd i vedtektene som legger begrensninger på utbytte, overføringer ved nedleggelse og klargjøring av ideelt formål. 

Halden kulturhus består av  Flere AS + forening
Fredrikstad Bryggeri er et AS

3.Forening
En forening er en selveiende sammenslutning med medlemmer, som skal fremme ett eller flere formål av ideelt, politisk eller annen art.

Bøker og Bylab er et prosjekt under Foreningen Pådriv Trondheim p.t

Forandringshuset Bergen er organisert som et prosjekt under Foreningen KFUK KFUM, men på sikt er målet at Bymisjonen og KFUK-KFUM Bergen sammen skal eie huset. Organisasjonsform er ikke besluttet
Årvoll gård er et prosjekt under Bydel Bjerke. Men faste leietakere er organisert i egen forening for å samkjøre aktivitet og kunne søke prosjektmidler.
 Garnisonssykehuset Stavern - Eid av Fortidsminneforeningen, fremleid til Sjømannsforeningen som leier videre til en rekke ulike aktører. Bygget er regulert for både bolig og næring


4.Samvirkeforetak (SA)

Et samvirkeforetak er et samarbeid mellom organisasjoner for å fremme medlemmenes økonomiske interesser.

Vålerenga bydelshus

Verktøy for å etablere organisasjonsformen
Uansett hvilke av disse organisasjonformene dere lander på har Altinn gode maler for opprettelse av stiftelse/organisasjon/virksomhet/AS
 Frivillighet Norge har en god digital veileder for hvordan starte og styre en frivillig organisasjon/forening
Frivillighet Norge har også en god veileder for ledelse og styrearbeid for en frivillig organisasjon

Styringsnivå og involvering
I tillegg til den formelle organisasjonsformen så løfter våre informanter frem at mye løses i den daglige organiseringen og hvilke styringsnivå dere legger opp til. 

Selv om det er Ferd som eier Nabolagshuset Petersborg og det er Bymisjonen og Ferd som utgjør styret har daglig leder i huset stort handlingsrom. Og naboer, de som bruker huset og ungdommene som jobber på huset, har stor påvirkningskraft i hvilke typer aktiviteter, praktisk organisering og investeringer i utviklingen av huset.

Det samme ser vi på Årvoll gård, selv om det er Bydel Bjerke som eier gården og det er bydelen sine ansatte som styrer driften, så er brukerforumet som består av alle leietakere på gården de som bestemmer innhold og gjennomfører aktivitet. Det sikrer muligheten for å få kontinuerlige tilbakemeldinger og øker sjansen for at man treffer med tilbudet sitt, og ikke minst at de som er brukere av huset kjenner et reelt eierskap. Deres stemme har verdi.

Fredrikstad Bryggeri løser dette på en annen måte, det er de 19 eierne av huset som seg imellom har utpekt et styre,  og det er årsmøtet og styret som står for beslutninger om hvordan midler investeres, hvilke aktiviteter det skal satses på osv. Det fører til at de 19 har et meget sterkt eierskap, men og at nabolaget har et mindre sterkt eierskap. 

ROLLER, KOMPETANSE/FUNKSJONER

Uavhengig av hvor mye ressurser man har så har vi i vår kartlegging særlig merket oss noen nøkkelfunksjoner som må ivaretas, disse kan ivaretas av en og samme person eller fordeles;


Styring og økonomi - føre regnskap, planlegge nødvendige investeringer og beregne inntektsbehov og ressursbehov og prognoser for driften. Ansvar for å hente inn evnt mer penger, sikre forankring mot relevante finansieringskilder og premissgivere
Kommunikasjon- oppdatere kommunikasjonskanaler, delta i relevante fora i nærmiljøet, markedsføre tilbudet i relevante kanaler
Koordinering - håndtere bookinger, koordinere aktiviteter internt mellom leietakere, med styret og med omverden for øvrig

Drift og vedlikehold - Rydde, klargjøre for utleie, være tilgjengelig for spørsmål/service/teknisk assistanse, utvask etter arrangement, innkjøp av hygieneartikler osv, følge med på bygget og større vedlikeholdsbehov, måke snø, tømme takrenner, klippe gress osv, osv. 


For å få driften til å gå opp gjelder det å være smart i ressursutnyttelsen. Det kan løses gjennom å organisere frivillige i ulike grupper som sammen tar ansvar for noen oppgaver, dere kan kjøpe inn tjenester, la en eller flere leietakere ta noen av oppgavene, eller forhandle frem en kostnadsreduksjon ved at kommune eller bydel feks kan bidra med vaktmesteroppgaver eller andre funksjoner. Under gir vi deg tre eksempler, avhengig av ambisjonsnivå og ressurser tilgjengelig. 



1.Frivillig drift
Vålerenga Bydelshus er et samvirkeforetak som består bare av frivillige. Huset har utleie til tre hybler, men ellers ingen faste leietakere.  De har organisert seg med ett styre og tre arbeidsgrupper: utleiegruppe - som har fast kontortid en time en ettermiddag i uken der folk kan hente og levere nøkkel og få omvisning og innføring i bruken, dugnadsgruppe - som står for alt vedlikehold inne og ute og kulturgruppe - som planlegger felles aktiviteter og arrangement. Styret tar det overordnede med økonomi og fastsettelse av profil osv. 


2.Frivillige + leietakere + litt ansattressurser
I Trondheim ligger Bøker og bylab i en førsteetasje ut mot gaten i et område av byen som sårt trenger flere møteplasser. Huset eies formelt av KLP, men driftes av Pådriv Trondheim, som er en forening som jobber for en mer inkluderende og bærekraftig utvikling av byen. Bøker og bylab har noen faste leietakere og har åpningstider der alle som vil kan komme inn og bruke stedet. Pådriv har løst sin drift av huset ved hjelp av litt ansatt ressurser og frivillige ressurser.
 30% Koordinatorstilling: Koordinerer brukere, arrangementer, sosiale medier og tar vare på plassen 

20% Prosjektressurs fra Pådriv Trondheim: Utvikling av flerbruksrom, organisering av interns og frivillige, og dokumenterer alle operasjoner

Frivillig vertskap: ca. 12 timer i uken - noen av de faste leietakerne bidrar med dette som del av leieavtalen

Andre ressurser fra Pådriv Trondheim er involvert i arbeidet for å oppnå en bærekraftig driftsmodell og som sparringspartnere


Se også eksempelet fra Årvoll gård for å få til sambruk. 


3.Mye ansatteressurser + leietakere + frivillige
Petersborghuset på Ensjø har store ambisjoner om å bidra til å bygge et godt nabolag og ønsker mest mulig aktivitet i huset hele uken. De retter seg spesielt mot barn og unge, og har en stor satsning på ungdomsjobber. De har ingen faste leietakere, men mange ildsjeler og frivillige som har gjentakende aktivitet. De driver utstrakt utleie til nabolaget for barnebursdager, bryllup, konfirmasjon osv. Dette krever naturlig nok mye ressurser.
 I styret for huset sitter Kirkens Bymisjon og Ferd som eier huset.
 Petersborghuset har har nå seks ansatte ressurser fra Kirkens Bymisjon og 40 ungdommer i deltidsjobb, i tillegg har de frivillige som bidrar særlig på å skape aktivitet for nabolaget.
 1,5 årsverk - Koordinere ungdomsjobber og være arbeidsleder 

0,5 årsverk på kommunikasjon

2 årsverk på å koordinere aktivitet og utvikling

2 årsverk på drift - gammelt hus med mye aktivitet og utleie krever sitt

Ferd står for vaktmestertjeneste

VERKTØY - EN SAMLET OVERSIKT

Maler

Prosperastiftelsen har laget en enkel mal for hvordan du kan gjennomføre en interessentanalyse.  

Veiledere/guider


UNDER UTVIKLING

Denne verktøykassen skal være levende og i kontinuerlig utvikling. Kom gjerne med innspill: