For at huset skal lykkes over tid er det viktig å sikre varige rammer for huset gjennom formell regulering, vedtekter og forankring hos nøkkelgrupper. Under nevner vi noen grep dere bør vurdere: 

1.Arealene må sikres slik at de ikke kan omgjøres til andre formål, dette kan gjøres i reguleringsplanene eller gjennom utbyggingsavtaler/tinglysing hvis det er en ny utbygging eller en utbygger som overdrar eiendommen, eventuelt gjennom vedtekter i sameiet som eier lokalene. En annen måte å sikre arealene permanent er gjennom organisasjonsformen dere velger for huset hvis dere overtar eiendommen. Da f.eks Kulturhuset Halden ble etablert, opprettet kjøperne av huset en stiftelse og laget vedtekter som regulerer hva huset skal brukes til. Se mer om de ulike organisasjonsformene dere kan vurdere under formell organisering. Dersom dere leier lokaler kan/bør dere jobbe for en langsiktig leieavtale med huseier. Det er også positivt om dere klarer å få huseier engasjert i formålet, da det også kan utløse f.eks lavere leiepris, bidrag til drift som gratis/rimelig vaktmestertjenester e.l.

2.Strategisk forankring hos kommunen er viktig, både når de er partner, og når de ikke er det.  For å sikre informasjonsflyt om lokale behov, tilskuddsordninger, kobling til relevante aktører og spredning av informasjon om deres tilbud/aktiviteter gjennom kommunens kanaler. Å konkretisere og forankre en driftsmodell og rollen kommunen kan/skal ta øker sjansene for at møteplassen fungerer godt over tid. Ofte fører mange ulike, og midlertidige, finansieringskilder til et kontinuerlig forankringsarbeid, ergo blir dette ofte en vedvarende oppgave som noen må ta.

3.Lokal forankring i privat sektor og nabolag: Det kreves god forankring hos private finansiører (som stiftelser, foreninger og private investorer). Nabolagshus trenger i tillegg forankring i lokalsamfunnet for å sikre lokalt eierskap og at aktivitetene speiler behovene i nabolaget. Hvem hos dere kan ta denne rollen?  Se "Hva trengs i vårt nabolag?".

Et prosjekts interessenter er en samlebetegnelse for alle som kan tenkes å ha interesse i prosjektet eller som kan forventes å bli berørt av prosjektet. Det kan f.eks. være kommunen, naboer, spesielle brukergrupper, lokale foreninger, næringslivspartnere mv. Å kartlegge aktuelle interessenter, finne ut av hva de er opptatt av kan hjelpe oss med å prioritere innsatsen, og få innspill på andre potensielle partnere vi bør snakke med. Det er viktig å tenke bredt. Snakk med folk, ta og kontakt med folk dere ikke kjenner og spør om råd og innspill, det setter folk pris på. Prosessen med å finne ut av hverandres mål, behov og styrker og svakheter er viktig, fordi det er slik man bygger reelt partnerskap. Vær åpen på at dere ikke har alle svarene, og at dere ønsker å finne ut av det sammen. 

Seks roller i byggeklossmodellen
Informantene i studien NIBR og SoCentral gjorde om nabolagshus trekker frem seks roller som er essensielle for å skape en robust partnerskapsmodell for å drifte nabolagshus. Disse er: Eier, Finansieringspartner, Drifter, Programansvarlig, Nærmiljøpartnere og Aktivitetspartnere. Disse rollene kan fylles av en, to eller mange aktører. Det er et puslespill dere må legge sammen med interessentene, og vil se ulikt ut fra hus til hus. 

Når dere skal snakke med ulike interessenter er denne modellen fin å bruke for å vise at det mange ulike roller som kan fylles, og at en aktør gjerne har flere roller.
Et godt utgangspunkt for samtalen er hvordan den potensielle partneren kan skape verdi for huset og omvendt? Dette er et kontrollspørsmål dere må komme tilbake til hver gang dere vurderer en aktør. Gjensidig nytte er avgjørende for å få til et partnerskap.

Dette er nyttige spørsmål når dere skal tenke på ulike interessenter:
Hvordan kan bygget leve mest mulig gjennom døgnet?
Hvem kan dere jobbe sammen med som har andre rytmer i det de driver med?
Hvem kan tilby andre ting enn dere og dermed trekke til seg andre viktige målgrupper? 

Vær konkret

Når dere har en oversikt over interessentene deres, og en prioritering på hvem dere mener er viktig, får dere bruk for innsikten dere har satt sammen (se hva trengs i vårt nabolag). Det er mye lettere å ta stilling til om man vil være med på et felles prosjekt om dere klarer å være konkrete på hvilke behov, muligheter og felles interesser dere ser, og hvilken rolle de enkelte dere snakker med kan ha.

Hva kan dere hjelpe hverandre med?
Kan dere feks dele ressurser i form av kunnskap, tid, frivillige, lokaler, regnskapsfører eller noe annet? Trenger kommunen et sted der ansatte kan møte målgruppen huset skal være til for? Trenger utlånssentralen et sted å ha en BUA? Er det en frivillig organisasjon som trenger en kontorplass som også kan tilby aktivitet til målgruppen? Er det noen som kan ta vaktmesteroppgavene mot redusert eller gratis leie?

Vær åpen og lytt mer enn du snakker

Pass på å være åpne og interesserte i de dere snakker med, spør dem først hva de er opptatt av, hvilke mål de har og hva de ser av potensiale. Med den kunnskapen og innstillingen på plass er tiden inne for å ta opp telefonen og ta kontakt. 

Eksempel

I arbeidet med Biermannsgården laget SoCentral en interessentkartlegging designet ut i fra byggeklossmodellen som ble benyttet gjennom hele utviklingsperioden på fire år. Kartleggingen av hvilke behov og muligheter de hadde sett i området ble brukt aktivt i dialog med de ulike partnerne. Partneren de snakket med ble identifisert ut ifra behov og felles interesser, ikke bare geografisk plassering. F.eks ble Sentralen kulturhus, som ligger i sentrum av Oslo, involvert med tanke på opplæring av ungdom og råd angående valg av driftssystemer og tekniske løsninger.

Vålerenga bydelshus

Verktøy for å etablere organisasjonsformen
Uansett hvilke av disse organisasjonformene dere lander på har Altinn gode maler for opprettelse av stiftelse/organisasjon/virksomhet/AS
Frivillighet Norge har en god digital veileder for hvordan starte og styre en frivillig organisasjon/forening
Frivillighet Norge har også en god veileder for ledelse og styrearbeid for en frivillig organisasjon

Styringsnivå og involvering
I tillegg til den formelle organisasjonsformen så løfter våre informanter frem at mye løses i den daglige organiseringen og hvilke styringsnivå dere legger opp til. 

Selv om det er Ferd som eier Nabolagshuset Petersborg og det er Bymisjonen og Ferd som utgjør styret har daglig leder i huset stort handlingsrom. Og naboer, de som bruker huset og ungdommene som jobber på huset, har stor påvirkningskraft i hvilke typer aktiviteter, praktisk organisering og investeringer i utviklingen av huset.

Det samme ser vi på Årvoll gård, selv om det er Bydel Bjerke som eier gården og det er bydelen sine ansatte som styrer driften, så er brukerforumet som består av alle leietakere på gården de som bestemmer innhold og gjennomfører aktivitet. Det sikrer muligheten for å få kontinuerlige tilbakemeldinger og øker sjansen for at man treffer med tilbudet sitt, og ikke minst at de som er brukere av huset kjenner et reelt eierskap. Deres stemme har verdi.

Fredrikstad Bryggeri løser dette på en annen måte, det er de 19 eierne av huset som seg imellom har utpekt et styre,  og det er årsmøtet og styret som står for beslutninger om hvordan midler investeres, hvilke aktiviteter det skal satses på osv. Det fører til at de 19 har et meget sterkt eierskap, men og at nabolaget har et mindre sterkt eierskap. 

Uavhengig av hvor mye ressurser man har så har vi i vår kartlegging særlig merket oss noen nøkkelfunksjoner som må ivaretas, disse kan ivaretas av en og samme person eller fordeles;

Styring og økonomi - føre regnskap, planlegge nødvendige investeringer og beregne inntektsbehov og ressursbehov og prognoser for driften. Ansvar for å hente inn evnt mer penger, sikre forankring mot relevante finansieringskilder og premissgivere
Kommunikasjon- oppdatere kommunikasjonskanaler, delta i relevante fora i nærmiljøet, markedsføre tilbudet i relevante kanaler
Koordinering - håndtere bookinger, koordinere aktiviteter internt mellom leietakere, med styret og med omverden for øvrig

Drift og vedlikehold - Rydde, klargjøre for utleie, være tilgjengelig for spørsmål/service/teknisk assistanse, utvask etter arrangement, innkjøp av hygieneartikler osv, følge med på bygget og større vedlikeholdsbehov, måke snø, tømme takrenner, klippe gress osv, osv. 

For å få driften til å gå opp gjelder det å være smart i ressursutnyttelsen. Det kan løses gjennom å organisere frivillige i ulike grupper som sammen tar ansvar for noen oppgaver, dere kan kjøpe inn tjenester, la en eller flere leietakere ta noen av oppgavene, eller forhandle frem en kostnadsreduksjon ved at kommune eller bydel feks kan bidra med vaktmesteroppgaver eller andre funksjoner. Under gir vi deg tre eksempler, avhengig av ambisjonsnivå og ressurser tilgjengelig. 

1.Frivillig drift
Vålerenga Bydelshus er et samvirkeforetak som består bare av frivillige. Huset har utleie til tre hybler, men ellers ingen faste leietakere.  De har organisert seg med ett styre og tre arbeidsgrupper: utleiegruppe - som har fast kontortid en time en ettermiddag i uken der folk kan hente og levere nøkkel og få omvisning og innføring i bruken, dugnadsgruppe - som står for alt vedlikehold inne og ute og kulturgruppe - som planlegger felles aktiviteter og arrangement. Styret tar det overordnede med økonomi og fastsettelse av profil osv. 

2.Frivillige + leietakere + litt ansattressurser
I Trondheim ligger Bøker og bylab i en førsteetasje ut mot gaten i et område av byen som sårt trenger flere møteplasser. Huset eies formelt av KLP, men driftes av Pådriv Trondheim, som er en forening som jobber for en mer inkluderende og bærekraftig utvikling av byen. Bøker og bylab har noen faste leietakere og har åpningstider der alle som vil kan komme inn og bruke stedet. Pådriv har løst sin drift av huset ved hjelp av litt ansatt ressurser og frivillige ressurser.
30% Koordinatorstilling: Koordinerer brukere, arrangementer, sosiale medier og tar vare på plassen 

20% Prosjektressurs fra Pådriv Trondheim: Utvikling av flerbruksrom, organisering av interns og frivillige, og dokumenterer alle operasjoner

Frivillig vertskap: ca. 12 timer i uken - noen av de faste leietakerne bidrar med dette som del av leieavtalen

Andre ressurser fra Pådriv Trondheim er involvert i arbeidet for å oppnå en bærekraftig driftsmodell og som sparringspartnere

Se også eksempelet fra Årvoll gård for å få til sambruk. 

3.Mye ansatteressurser + leietakere + frivillige
Petersborghuset på Ensjø har store ambisjoner om å bidra til å bygge et godt nabolag og ønsker mest mulig aktivitet i huset hele uken. De retter seg spesielt mot barn og unge, og har en stor satsning på ungdomsjobber. De har ingen faste leietakere, men mange ildsjeler og frivillige som har gjentakende aktivitet. De driver utstrakt utleie til nabolaget for barnebursdager, bryllup, konfirmasjon osv. Dette krever naturlig nok mye ressurser.
I styret for huset sitter Kirkens Bymisjon og Ferd som eier huset.
Petersborghuset har har nå seks ansatte ressurser fra Kirkens Bymisjon og 40 ungdommer i deltidsjobb, i tillegg har de frivillige som bidrar særlig på å skape aktivitet for nabolaget.
1,5 årsverk - Koordinere ungdomsjobber og være arbeidsleder 

0,5 årsverk på kommunikasjon

2 årsverk på å koordinere aktivitet og utvikling

2 årsverk på drift - gammelt hus med mye aktivitet og utleie krever sitt

Ferd står for vaktmestertjeneste