Målgrupper

Bestem dere for hvem dere må nå, og bruk litt tid på å finne ut hvilke kanaler de bruker og hvordan de liker å få budskapet. Knytt gjerne til dere noen fra målgruppen selv som kan nå ut. 

Viktigste interessenter

Et prosjekts interessenter er en samlebetegnelse for alle som kan tenkes å ha interesse i prosjektet eller som kan forventes å bli berørt av prosjektet. Det kan f.eks. være kommunen, næringslivspartnere, foreninger og lag osv. Interessentanalysen bidrar til å avklare hvordan interessentene kan informeres om og/eller involveres i prosjektet, og den har dermed betydning for blant annet prosjektets organisering og kommunikasjonsplan. Prosjektgruppen vil ha stor nytte av å ta en felles økt på å kartlegge interessenter. Her er en metode dere kan bruke til det fra danske Realdania

Kommunikasjonskanaler

Kommunikasjon kan gjøres veldig komplisert eller ganske enkelt, alt avhenger av ambisjonsnivået deres og hvor mye tid dere har. Det viktigste handler om å finne ut hvilke målgrupper som er viktige for dere, og så bruke de kanalene der de kan nås. Her er de mest brukte kanalene, prioriter bruken etter hvem dere vil nå.

Eksempler på kommunikasjonskanaler

• Nyhetsbrev

• Nettside om prosjektet

• Sosiale medier som f.eks Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn,

Twitter, TikTok og Snapchat

• Lokale, nasjonale og internasjonale nyhetsmedier

• Bøker, rapporter, hefter og andre trykksaker

• Informasjonsmøter

• Involverende arrangementer og aktiviteter, f.eks. åpent hus, verksteder,

felles arbeidsdager, foredrag og byvandring.

• Oppslagstavlen hos den lokale butikken, skolen eller biblioteket

• Skilt og bannere

Husk: noen ganger er det vel så effektivt å invitere til et møte eller befaring som å sende e-post eller poste på sosiale medier. 

Her kommer noen grunnleggende råd, for deg som ikke har skyhøye ambisjoner:
1. Å ha en hjemmeside der dere kan presentere prosjektet, legge ut praktisk informasjon og fortelle om kommende aktiviteter og hvordan dere kan kontaktes er veldig nyttig. De aller fleste begynner med å google hvis de lurer på noe, så pass på å være tilstede digitalt. Det finnes enkle gratis verktøy som feks google sites som du kan bruke for å sette opp en hjemmeside.

2. Nyhetsbrev og e-postliste - etabler gjerne en interessentliste når dere starter opp prosjektet, i innsiktsfasen og etableringen kommer dere til å ha samtaler med en rekke aktører. Spør om de samtykker til å få oppdatering fra dere, og lag en jevnlig e-postutsendelse der dere oppdaterer på de seneste utviklingene og status og inviterer folk til å delta.

3. Sosiale medier
Sosiale medier kan være effektivt, både i internkommunikasjon, for å rekruttere og beholde frivillige og for å nå en bred målgruppe. Mange steder har Facebook-grupper for samtaler om stort og smått i lokalsamfunnet. Disse Facebook-gruppene er ofte en god kanal for dere. 

Sørg for å lagre passord til sosiale medier slik at det er tilgjengelig for flere, det kan bli utskiftninger og dere vil ikke risikere at dere ikke får logget inn på en konto som er opprettet i deres navn. Pass på å ha en ansvarlig administrator som sørger for at siden eller profilen er oppdatert. Prosperastiftelsen har laget en rekke råd og tips til deg som vil dykke mer inn i sosiale medier.

4. Etabler kontakt med din lokalavis og andre viktige lokale stemmer
Ta tidlig kontakt med avisen, finn gjerne en journalist som skriver om samfunnsinitativ og temaer som er relevante for det dere vil få til. Inviter til befaring, legg frem planene deres og del åpent om hva dere vil. Å være åpne og aktive inngir tillit og øker sjansen for at mediene viser interesse for dere. Noen steder er det lokale profiler som har stort nedslagsfelt, pass på å invitere dem inn i prosjektet, hold dem oppdatert og inspirer dem til å fortelle om prosjektet i sine kanaler.

Kommunikasjonsplan/årshjul

Kommunikasjon handler om å skape interesse og å legge grunnlag for deltakelse, tillit og trygghet. Pass på at dere ikke lover mer enn dere kan holde,  vær bevisst hvilke forventninger du skaper, og balansere dette opp mot det som faktisk skjer. Du bør planlegge og kommunisere parallelt med prosjektet dere arbeider med, ikke vent med å snakke om hva dere skal og hvorfor til dere har “alt klart”. Lag dere en enkel plan fra start av og se gjennom og juster denne regelmessig. Målgruppene deres kan endre seg underveis, og da må dere justere hvilke kanaler dere bruker,  ettersom prosjektet utvikler seg vil også budskapet endre seg.
Her finner du en mal for enkel kommunikasjonsplan.

Eksempler

Lystgården på Landås er et hus for mat og urbant landbruk  i Bergen, men deler kunnskap og inspirasjon med hele Norge. Lystgården jobber aktivt og strategisk med å bruke design, kommunikasjon og formidling i arbeidet med mat og urbant landbruk. En viktig del av

målet om å spre kunnskap og inspirasjon er inkluderende kommunikasjon, både for de som

er spesielt interessert i mat og urbant landbruk og dem som ikke tenker så mye på det. Vi vil at så mange som mulig vil bruke mat som en mulighet for å leve litt mer bærekraftig, og da er sosiale medier et effektivt verktøy. Spesielt når det brukes samkjørt med praktisk aktivitet som kurs, dyrking og matlaging ser vi at det funker bra.

Lystgården fokuserer på Instagram og Facebook på sin egen og på Bybonden i Bergen sin

konto. Fokuset i innholdet som deles, er informasjon om det som kommer til å skje, det som skjer, folkeopplysning og inspirasjon. Blant annet produserer og deler de oppskrifter, dyrketips og -guider, samt filmer.

Det er et verdifullt verktøy å bruke digital og analog formidling for å kunne dele prosjekter, kunnskap og entusiasme med resten av landet. En del av dette er også arbeid med skilt, brosjyrer,presentasjoner, oppskrifter og mye annet tekstlig og visuelt.

Facebook som lytterpost og egen promotering

Petersborghuset på Ensjø brukte Facebook ikke bare til å fortelle om sine arrangement og nå ut, men også som en aktiv lytterpost.  “Følg med på nabolagsgrupper og andre lokale grupper på Facebook - hva er det de er opptatt av? Her får du mye god innsikt som er ekte og ærlig.”

De har selv oppnådd høyt engasjement blant beboerne i området ved å delta i diskusjoner og være tilgjengelig på Facebook. I tillegg har huset engasjert sine egne ungdommer som har deltids arbeidsplass på huset til å aktivt kommunisere fra huset, hva som kommer av tilbud og aktivt deling av innhold når det skjer aktiviteter.